Учёт без сложных формул: только сложение и вычитание

Говоря об учёте, многие представляют формулы Excel, сложные программы и «ВПР» и пугаются ещё до начала. На самом деле учёт небольшого магазина, рыночного прилавка или продавца в Telegram держится на одном правиле: остаток = начальный + приход − расход. Для этого достаточно сложения и вычитания, которые мы учили в школе. Сложное, возможно, не понадобится и потом.

Что означает правило

Каждое слово обозначает простую вещь:

• начальный: количество, реально пересчитанное в день начала учёта;
• приход: пришедший товар, то есть купленный или возвращённый покупателем;
• расход: ушедший товар, то есть проданный, подаренный или разбитый;
• остаток: сколько сейчас должно лежать на полке.

Любое событие в магазине попадает в один из этих двух столбцов. «Товар привезли» — приход, «продал» — расход. Хорошо в этом правиле то, что его легко проверить. Если рассчитанный остаток отличается от реального количества на полке, значит, какая-то запись пропущена или записана неверно.

Тетрадь из трёх столбцов

Выделите в тетради отдельную страницу на каждый товар. Столбцы: дата, примечание, приход, расход, остаток. После каждой записи обновляйте остаток: новый остаток = прежний остаток + приход − расход.

Пример: учёт школьных тетрадей на 48 листов в канцелярском магазине.

• 1 октября, пересчёт: начальный 200 штук;
• 3 октября, приход 100 штук: остаток 300;
• 3 октября, продано 35: остаток 265;
• 4 октября, продано 42: остаток 223;
• 5 октября, покупатель вернул 2 штуки (приход): остаток 225;
• 6 октября, 3 штуки оказались негодными (расход): остаток 222;
• 7 октября, продано 28: остаток 194.

Согласно тетради, к концу недели на полке должно быть 194 штуки. Если продаж много, не нужно записывать каждую штуку отдельной строкой: в течение дня ставьте чёрточки на краю листа, а вечером переносите итог одной строкой.

Еженедельная проверка: тетрадь и полка

Раз в неделю пересчитайте полку вручную и сравните с записью в тетради. Допустим, на полке оказалось 191. Разница: не хватает 3 штук. Прежние записи не стирайте: добавьте новую строку «корректировка, −3, причина не ясна», остаток 191. Так учёт снова совпадает с реальностью, а разница не исчезает бесследно. Если по одному товару строки «корректировка» появляются снова и снова, присмотритесь к нему: возможны незаписанная продажа, неверная сдача или потеря.

Пять правил

1. Не смешивайте приход и расход в одной строке. Продажи за день можно объединить в один итог, но приход всегда записывайте отдельной строкой.
2. Ставьте дату в каждой записи: потом проще проверять.
3. Единица одна. Если «одна коробка = 20 штук», записывайте в штуках: приход 5 коробок — 100 штук.
4. Не стирайте и не пишите поверх. При ошибке добавьте строку корректировки.
5. Всё попадает в два столбца. Возврат — приход (в примечании «возврат»), разбитое — расход (в примечании «разбито»).

Сложные таблицы можно освоить и потом, а сейчас важна привычка: записывать сразу после продажи.

Когда переходить на Excel

Когда видов товара больше 30–40, тетрадь ведут двое или нужен недельный отчёт, эти записи переносят в электронную таблицу. Столбцы остаются те же, только остаток считает сама таблица. Значит, бумажная привычка работает и в Excel, переучиваться не придётся.

Типичные ошибки

• начинать без начального пересчёта: цифра «наверное, около 200» портит весь учёт;
• записывать приход и забывать расход, особенно подаренный и разбитый товар;
• не обновлять остаток после последней записи;
• использовать для одного товара две единицы измерения;
• записывать в конце дня по памяти.

Вывод

Сложение и вычитание, три столбца и сверка с полкой раз в неделю покрывают многие потребности небольшого бизнеса. Учёт работает верно только при надёжном начальном пересчёте. Чтобы начальная цифра была точной, команда Sanab может пересчитать товар и передать результат в понятном отчёте: с этой цифры вы начнёте тетрадь заново.