Учёт через приложение: что нужно, а что лишнее

Новичок обычно считает приложение волшебной палочкой. Он скачивает большую программу на сорок функций, за один вечер вносит триста товаров, а через неделю перестаёт её открывать: сложно, медленно, слишком много ненужных разделов. Приложение для учёта на телефоне может работать хорошо, но только если выбрано под вашу задачу. В этой статье мы не хвалим ни одну марку, а рассказываем, на что смотреть при выборе любого приложения.

Что нужно новичку, а что лишнее

На старте достаточно пяти вещей:

• список товаров: название, единица измерения, код, цена;
• быстрая запись прихода и расхода;
• автоматический расчёт остатка;
• пометка минимального остатка: приложение предупреждает, когда товара становится мало;
• выгрузка в Excel или CSV-файл.

Лишнее на старте: полная бухгалтерия, управление несколькими складами, зарплата, база клиентов, сложные отчёты и множество интеграций. Позже они могут понадобиться, но в начале приложение они скорее перегружают, чем помогают.

Семь критериев выбора

1. Язык. Кнопки и надписи на узбекском или русском, чтобы понимал и помощник.
2. Скорость. Сколько нажатий нужно, чтобы записать одну продажу? Если больше трёх, вы начнёте записывать «разом» вечером, и ошибок станет больше.
3. Работа без интернета. На рынке, в подвале или гараже связи может не быть. Сохраняются ли данные в телефоне и синхронизируются ли позже?
4. Экспорт. Вы должны мочь выгрузить все данные в Excel. Это запасной выход: если захотите сменить приложение, история останется.
5. Данные и резервная копия. Где хранятся данные, что будет, если телефон потеряется, есть ли пароль или код на вход?
6. Несколько пользователей и права. Помощник может записывать расход, но не может менять цену. Хорошо, если виден журнал: кто что изменил.
7. Цена. Есть ли в бесплатном тарифе ограничения по числу товаров или функций, сколько стоит подписка в сумах и как платится? Не платите за год вперёд, сначала испытайте.

Семидневная проверка

Оценить приложение, не попользовавшись им, нельзя. Хватит такого плана:

1. Первый день: внесите только 20 товаров, не все. Сразу сделайте выгрузку и откройте файл в Excel: все ли данные вышли?
2. Со второго по шестой день: каждый приход и расход записывайте и в приложение, и в старую тетрадь.
3. Седьмой день: сравните остаток в приложении с реальным пересчётом на полке.

Пример: из 20 товаров у 18 числа совпали, у двух нашлось расхождение по одной штуке. Начали искать причину и обнаружили, что в обоих случаях не записана продажа, то есть ошибся человек, а не приложение. В среднем на запись уходило по 8 минут в день. Такой результат говорит, что приложение вам подходит. Если уходит больше двадцати минут в день или остаток меняется непонятно, попробуйте другое.

Во время проверки записывайте на листе места, где вы застряли, чего-то не поняли или где приложение работало медленно. К концу недели этот список скажет о приложении больше любой рекламы, а при выборе следующего станет готовым набором критериев.

Когда нужно приложение, а когда хватит тетради

Приложение нужно не всем. Если у вас меньше 50 позиций, продаж несколько десятков в день, а учёт вы ведёте сами, тетрадь или обычная таблица Excel ничуть не хуже: они не зависят от интернета и не требуют обучения. Приложение полезно, когда товаров стало больше 100, продавцов несколько, остаток нужно видеть с телефона где угодно или удобно считывать штрих-код камерой телефона. Решающий вопрос такой: сколько минут в неделю приложение экономит и сколько отнимает?

Частые ошибки

• вносить в первый же день сотни товаров: устанете и бросите;
• записывать начальный остаток «примерно», а потом обвинять приложение;
• один общий пароль для всех;
• верить слову «лучшее» в рекламе и платить за год, не попробовав;
• не делать резервных копий: в день, когда телефон потеряется, пропадёт и весь учёт.

Вывод

Приложение только инструмент: оно не меняет введённую вами цифру, а лишь считает быстрее. Поэтому важнее всего начальный остаток: сначала по-настоящему пересчитайте товар, а потом вносите его в приложение. Многие приложения позволяют загрузить список из файла, проверьте это заранее. Если на начальный пересчёт не хватает времени, команда Sanab пересчитает товар и передаст результат в таблице Excel, а потом вы сможете перенести его в выбранное приложение.