Десять минут в начале недели: «час счёта»

В понедельник утром вы открываете магазин и не знаете точно, что осталось на полках. В выходные торговли было много, а поставщик на днях позвонит и спросит, что привезти. Человек думает: «Для полного пересчёта нужен целый день». Такой день не находится никогда, и пересчёт откладывается. Решение обратное: каждый понедельник десять минут и только самые важные товары. Этот «час счёта» так короткий, что пропустить его просто неловко.

Почему понедельник и почему именно десять минут

В выходные продажи выше всего, а понедельник обычно спокойный. Главное, вы считаете до заказа поставщику: зная остаток, вы не купите лишнего и не останетесь без нужного. А десять минут так коротки, что отговорка «сегодня нет времени» не работает.

Считать весь товар не нужно. В списке 10–12 позиций: самые ходовые, самые дорогие и те, о которых покупатели чаще всего спрашивают «есть?». Обычно основная часть оборота магазина приходится именно на несколько таких товаров, поэтому ошибка в них обходится дороже всего. Если в какую-то неделю риса оказалось на один мешок меньше, это может быть случайностью. Но если мешка не хватает четыре недели подряд, это уже не случайность, и именно десятиминутный пересчёт её покажет.

Минута за минутой

В листе четыре столбца: товар, ожидаемый остаток, насчитано, разница.

1. Первая минута: лист, ручка и таймер в телефоне готовы. Поставьте таймер на десять минут.
2. Минуты со второй по седьмую: идите от полки к полке, считайте товар из списка и записывайте в столбец «насчитано». На двенадцать позиций выходит по полминуты.
3. Минуты восьмая и девятая: посчитайте разницу. Расхождение больше двух штук или больше 5 процентов обведите красной ручкой.
4. Десятая минута: выпишите, что заказать, и примите одно решение: по какому расхождению причина будет найдена на этой неделе.

Как найти ожидаемый остаток

Формула простая: пересчёт прошлого понедельника + привезённое за неделю − продажи по тетради. Пример: макароны в пачках по 500 граммов. В прошлый понедельник насчитали 84 пачки, за неделю привезли 120, по тетради продано 131. Ожидаемый остаток: 84 + 120 − 131 = 73. Сегодня на полке 69 пачек, разница −4.

Чтобы найти эти четыре пачки, достаточно трёх вопросов: не поставили ли их на другую полку, не осталась ли продажа без записи, не вскрыли ли пачки как образец или подарок. Чаще всего ответ находится в тот же день, пока событие свежо в памяти.

Если продажи вы записываете не в тетрадь, а в кассовую программу или в 1С, возьмите число продаж за неделю из отчёта. Если они нигде не записаны, пока оставьте столбец «ожидаемый» пустым и просто сравнивайте с пересчётом прошлой недели: даже это даёт первый ориентир.

Вращающиеся позиции

Кроме десяти постоянных товаров, добавьте в лист три-пять «вращающихся» позиций: берите их по очереди из остального списка. Если остальных товаров 120 и вы считаете по пять в неделю, за 24 недели, то есть за полгода, будет проверен весь ассортимент. В основном списке отмечайте дату пересчёта, тогда будет видно, какой товар не считали уже много недель.

Как удержать привычку

• День и время всегда одни: например, понедельник 9:30, до открытия.
• Печатайте листы заранее или заготовьте в тетради четыре копии.
• Каждый понедельник складывайте лист в папку «Час счёта». Через четыре недели станет видно, у каких товаров расхождения повторяются: проблема именно там.
• Если нашлась разница, не исправляйте число в тетради молча. Сначала причина, потом исправление.

В первую неделю в десять минут можно и не уложиться, это нормально: на второй-третьей неделе вы запомните, где что лежит, и дело пойдёт быстрее.

Типичные ошибки: считать, когда покупатель ждёт у прилавка, менять список каждую неделю и откладывать пересчёт на время после заказа.

Вывод

Десять минут в неделю дают около девяти часов в год: 52 × 10 = 520 минут. Взамен вы каждую неделю знаете реальное состояние самых важных товаров. Если магазин большой или на привычку не хватает времени, команда Sanab один раз проведёт полный пересчёт и подготовит верные стартовые цифры и основу для недельного списка.