Один товар — одно название: избавляемся от путаницы

В тетради стоят три строки: «Shakar 1 kg», «shakar 1kg» и «Сахар 1 кг». Для вас это один сахар, а для таблицы — три разных товара. Остаток разбежался по трём местам: ищете — видите одну строку, считаете — выходит другая. Такая путаница кажется мелочью, но именно из-за неё нельзя точно сказать, есть ли товар, а закупка делается либо лишняя, либо запоздалая. К счастью, проблему можно один раз привести в порядок, а потом удерживать простым правилом.

Откуда берётся путаница

У одного товара появляется несколько названий обычно по нескольким причинам:

• латиница и кириллица пишутся вперемешку: «Shakar», «Шакар», «Сахар»;
• сокращения разные: «растительное масло», «раст. масло», «масло»;
• единицы записаны по-разному: «1 кг», «1кг», «1000 г», «1,0 кг»;
• десятичный знак разный: 1,5 и 1.5;
• лишние пробелы и заглавные буквы: «Чай Зелёный» и «чай зелёный »;
• тетрадь ведут несколько человек, и каждый пишет по-своему;
• название у поставщика не совпадает с вашим.

Пример: три строки, один товар

В тетради: «Shakar 1 kg» — 14 штук, «shakar 1kg» — 6 штук, «Сахар 1 кг» — 3 штуки. Всего 23. Теперь представьте, что при поиске открылась только вторая строка: 6 штук. Вы решаете «заканчивается» и заказываете ещё 20 штук. А на складе на самом деле лежит 23. Итог: лишние деньги ушли в товар, а место оказалось занято. Бывает и наоборот: по первой строке вы обещаете клиенту «14 есть», но строка устарела.

Правило именования

Выберите один шаблон, и пусть все ему следуют. Рекомендуемый порядок: вид + бренд + характеристика + объём (+ цвет). Например: «Сахар Золотое зерно 1 кг».

1. Один алфавит: только латиница или только кириллица. Выберите тот, что удобнее.
2. Первое слово всегда вид товара: Сахар, Мука, Чай. При сортировке похожие товары окажутся рядом.
3. Пишите без сокращений или составьте единый список сокращений.
4. Единицы одинаковые: «1 кг», «500 г», «1,5 л» — пробел между числом и единицей, десятичный знак запятая.
5. Цвет и размер в конце.
6. Заглавная буква только в первом слове.

Наводим порядок в старом списке

Это делается один раз, за час-два:

1. Выведите список товаров в таблицу и отсортируйте по названию от А до Я: похожие названия встанут рядом.
2. Отметьте группы похожих и выберите основное название.
3. Сложите остатки: 14 + 6 + 3 = 23.
4. Старые названия не удаляйте, а перенесите в колонку «другие названия»: продавец найдёт товар, даже если будет искать по старому.
5. Осторожно: 500 г и 1 кг — разные товары, их не объединяют.

В 1С или другой программе перед удалением карточки товара проверьте историю движения. Часто безопаснее не удалять карточку, а перенести её в «архив».

Когда добавляете новый товар

Прежде чем добавить новый товар, поищите, нет ли похожего. Хватит одного правила: новый товар в таблицу вносит только один человек, «хранитель названий». Ведите на отдельном листе «словарь названий»: утверждённое название, прежние названия и код. Тогда помощник и новый сотрудник не испортят список. Если вы работаете в программе, в окне добавления товара обычно есть поиск «а нет ли такого?»: пользуйтесь им. В обычной таблице ищите через Ctrl+F по виду и объёму.

Типичные ошибки

• навести порядок, но не записать правило: через месяц всё снова перемешается;
• неправильно объединять разные размеры;
• называть товар словами «маленький», «большой», «обычный» и не писать размер;
• полностью удалять старые названия;
• продавец сокращает название по-своему.

Вывод

Правило «один товар — одно название» ускоряет подсчёт, облегчает поиск и собирает остаток в одном месте. Для этого достаточно одной чистки, единого шаблона и словаря названий. Если список слишком длинный и до его наведения порядка руки не доходят, команда Sanab пересчитает товар и передаст каждую позицию в понятном отчёте с единым названием и кодом.