Разбитый и повреждённый товар: учёт потерь

В торговом зале из рук выскользнула пиала и разбилась. Вы смели осколки и вернулись к работе. В конце месяца при пересчёте не хватает трёх пиал, а по тетради всё в порядке. Вы думаете: «Недостача!», а на самом деле это незаписанная потеря. Разбитый товар тоже расход, только такой, который не приносит денег. Если его записывать, вы получите две вещи: остаток станет верным, и вы увидите, где чаще всего бьётся товар.

Почему разбитый товар должен быть в учёте

Во-первых, если не записать, он попадёт в недостачу и спрячет настоящую причину. Во-вторых, претензия поставщику работает только при наличии документа и даты. В-третьих, прибыль окажется завышенной: вычитая себестоимость из выручки, вы не учтёте деньги за разбитый товар. В-четвёртых, повторяющиеся потери подскажут, где слабое место.

Повреждения бывают трёх видов:

• товар разбит полностью (разбился, треснул, раскололся), продать нельзя;
• ухудшился внешний вид (помята коробка, оторвана этикетка), можно продать со скидкой;
• намок или потерял цвет, решение зависит от состояния.

Что делать сразу после того, как разбилось

1. Безопасность. Осколки стекла и фарфора собирайте не руками, а в перчатках, веником и совком. Посуду со сколом на краю не продавайте: покупатель может порезаться.
2. Посчитайте. Сколько штук разбито и сколько осталось в коробке.
3. Сохраните. Если будете предъявлять претензию поставщику, не выбрасывайте осколки и коробку, сфотографируйте.
4. Запишите. Внесите в журнал строку «расход: бой» с датой, кодом товара, количеством, причиной и тем, кто зафиксировал.

Решение принимайте тут же. Те, кто собирается «записать в конце месяца», в конце месяца вспоминают не три пиалы, а семь-восемь. Записывайте и мелочь: одна пиала стоит 14 000 сумов, но если за месяц разбивается десять, это уже 140 000 сумов.

Сгруппируйте причины

К каждой записи добавляйте причину: разбито при поставке, на полке, в торговом зале, при перевозке или упаковке. В конце месяца подведите итоги по группам. Пример: пришло 10 коробок по 24, то есть 240 пиал. За месяц разбились 9: 4 при поставке, 3 на полке, 2 в торговом зале. Доля боя: 9 ÷ 240 = 3,75 процента. При себестоимости 14 000 сумов потери составили 9 × 14 000 = 126 000 сумов.

По этим цифрам видно, что делать. Четыре штуки при поставке (56 000 сумов) могут быть ответственностью поставщика. Три на полке говорят о том, что тяжёлые коробки стоят друг на друге или полка узкая. А две в руках покупателей подсказывают, что товар надо перенести на нижнюю полку или в более безопасное место.

У онлайн-продавца есть ещё одна причина: товар бьётся в пути. Хрупкую вещь заворачивайте в два слоя бумаги или пузырчатую плёнку, коробку заполняйте без пустот, пишите сверху «Хрупкое» и фотографируйте упакованный товар. Если курьер повредил посылку, снимок станет вашим доказательством, а если упаковка не помогла, подскажет, что улучшить в следующий раз.

Претензия поставщику

Открывайте коробку в день приёмки или хотя бы осматривайте её. Сфотографируйте разбитое, попросите отметить в документе или в курьерском листе «есть повреждения» и поставить дату. Срок претензии часто короткий, поэтому уточните его в договоре или в устной договорённости. О бое, не найденном в день приёмки, потом говорить трудно.

Лист списания

В конце месяца соберите разбитый товар на одном листе: товар, количество, себестоимость, причина. Лист подписывают двое: один списывает, второй подтверждает. Это не наказание, а защита: потом ни у кого не возникнет сомнений по поводу разбитого товара. Установите для себя норму, например 2 процента. Если превышена, причину нужно устранять.

Товар с помятой коробкой, но целый внутри, не выбрасывайте. Отметьте его «B-сорт» и продавайте под отдельным кодом со скидкой 15–20 процентов. Не смешивайте такой товар с основным: цена у него другая, и в учёте должно быть две строки.

Вывод

Разбитый товар это не позор, а обычная рабочая издержка. Если вы его записываете, остаток верен, претензия опирается на документ, а причины боя видны. Если не хватает сил разобраться, какой товар повреждён, а какой исправен, команда Sanab пересчитает его по состоянию и покажет потери в отчёте отдельной строкой.