Товар в резерве: что делать, когда пришёл заказ

Клиент пишет в Instagram: «Беру это платье, завтра заберу». Вы отвечаете «Хорошо» и уходите по делам. После обеда в магазин заходит другой покупатель и покупает то самое платье, потому что оно висит на вешалке. На следующий день приходит первый клиент, а платья нет. Один из двух клиентов обязательно останется недоволен. Чтобы избежать такой путаницы, заказанный, но ещё не забранный товар нужно отдельно ставить в резерв.

Что такое резерв и зачем он нужен

Резерв — это товар, отложенный для клиента, но ещё не проданный. Он пока лежит на вашем складе или полке, но другому клиенту продавать его нельзя. Без резерва в учёте «товар есть», а на деле он уже обещан.

Резерв делит остаток товара на две части: то, что физически есть, и то, что открыто для продажи. Если они не различаются, в учёте возникают ошибки, а клиентам вы говорите неправду.

Правило трёх чисел

По каждому товару держите три числа:

• Всего — сколько физически есть;
• В резерве — сколько отложено для клиентов;
• Доступно для продажи — всего минус в резерве.

Пример: на полке 10 утюгов, 3 из них в резерве по заказам. Доступно: 10 − 3 = 7. Если четвёртый клиент просит 8, принять его заказ вы не можете, хотя на полке лежит 10. Клиенту вы скажете: «Сейчас есть 7, остальное привезу через два дня».

Если в Excel или Google Таблицах «Всего» стоит в колонке B, а «В резерве» в колонке C, формулу для «Доступно» достаточно записать один раз: =B2-C2. Дальше она применится к каждой строке сама.

Физическое разделение резерва

Резерва в учёте недостаточно. Товар в резерве должен лежать отдельно и на самом деле. Выделите на рабочем месте отдельную полку, ящик или пакет и подпишите «Резерв». На каждый товар приклейте листок: имя клиента или последние цифры телефона, количество, дата начала резерва и срок.

Зачем это нужно? Затем, что вы в магазине или на складе не один. Помощник, член семьи или новый сотрудник может продать товар, который висит на вешалке. Товар, лежащий отдельно и с запиской, никто не тронет.

Срок резерва

Резерв не должен быть бессрочным. Бессрочные резервы со временем накапливаются и «занимают» значительную часть остатка, а продажи останавливаются.

Определите срок заранее и сообщите клиенту. Например, резерв без оплаты на 24 часа, а для клиента, который внёс предоплату, до согласованной даты. По истечении срока напишите клиенту: «Срок резерва закончился, возвращаю товар в продажу; если захотите, отложим снова». Такое открытое правило не обижает клиента, а, наоборот, показывает порядок.

Порядок работы при поступлении заказа

1. Проверьте доступное количество: всего минус в резерве.
2. Дайте клиенту точный ответ: сколько штук, какой цвет и размер, на какой срок резерв.
3. Запишите в таблицу: дата, клиент, количество, срок.
4. Физически отделите товар и приклейте записку.
5. Когда клиент заберёт товар, закройте резерв: вычтите нужное число и из «Всего», и из «В резерве».
6. Если срок истёк, отмените резерв, сообщите клиенту, и товар снова станет «доступным».

Чаще всего ошибаются на пятом шаге. Вычесть товар дважды или забыть закрыть резерв значит испортить учёт. В итоге в колонке «В резерве» копится товар, который занимает место, но на деле уже отдан.

Типичные ошибки

• Хранить резерв в памяти: «Азиза говорила, что возьмёт два». Через неделю никто не вспомнит.
• Резерв без срока.
• В учёте резерв есть, а на полке товар лежит среди других.
• Резерв «на всякий случай», потому что клиент сказал «возможно, возьму». Резерв должен начинаться с твёрдого решения.
• Не записан частичный выкуп: клиент забрал одну из трёх штук, а две остались в резерве.

Вывод

Резерв — маленькое, но важное правило: заказанный товар не должен продаваться двум людям одновременно. Для этого достаточно трёх чисел, отдельного места, срока и аккуратного закрытия. Если резервы и обычный остаток в таблице перемешались, команда Sanab посчитает товар и определит реальный остаток: от этого числа можно начать учёт заново.