Тетрадь остатков для продавца в Telegram и Instagram

В Telegram-канале или на странице в Instagram вы продаёте одежду, косметику, товары для дома или изделия ручной работы. В канале сотни постов, а в личных сообщениях вопросы: «Это есть?», «Чёрный остался?», «Размер M есть?» Вы отвечаете по памяти, и однажды пишете клиенту «есть», а на полке пусто. Решение не в сложной программе, а в простой тетради остатков: одна таблица, правильные колонки и пять минут в день.

Почему хватит простой таблицы

Для торговли в соцсетях большая система не нужна. Вам нужен быстрый ответ на один вопрос: «Сколько сейчас этого товара?» С ним справится и бумажная тетрадь, и Excel, и Google Таблицы. Важно вести таблицу в одном порядке и заполнять сразу после каждой продажи или поступления.

Заполнять таблицу в первый раз дольше всего: нужно пересчитать каждый товар и записать его по цветам и размерам. Выделите на это один день, а потом ежедневное ведение займёт несколько минут.

Для работы с телефона удобны Google Таблицы: таблица всегда в кармане, и в момент ответа клиенту вы одним касанием видите остаток.

Колонки таблицы

Для большинства небольших продавцов хватит таких колонок:

• Номер фото. Порядковый номер товара в посте или номер снимка в альбоме.
• Название товара.
• Цвет и размер. Каждый вариант в отдельной строке.
• Начальный остаток: сколько было на складе в начале периода.
• Приход: сколько поступило за период.
• Продано: сколько продано за период.
• Остаток: считается по формуле, то есть начальный + приход − продано.
• Цена в сумах.

В Excel или Google Таблицах формулу остатка достаточно написать один раз, и она сама применится к каждой строке. Например, если начальный остаток в колонке D, приход в E, продажи в F: =D2+E2-F2.

Работа с номером фото

Клиент часто присылает не название, а картинку: «Вот это есть?» В названии легко запутаться, а номер однозначен. Присвойте каждому посту с товаром номер и напишите его в подписи, например «№127». В таблице тоже ставьте этот номер.

Тогда, получив скриншот, вы видите номер, за секунду находите строку в таблице и даёте точный ответ. Когда товар закончился, отредактируйте пост и отметьте «Продано» или допишите это в подпись. Это избавит от десятков одинаковых ответов.

Ежедневный порядок

1. После каждой продажи сразу вносите запись: в колонку «Продано» +1. Не откладывайте на вечер, к концу дня всё не вспомнить.
2. При поступлении нового товара вносите количество в колонку «Приход» и сверяйте цвет и размер.
3. Вечером уделите пять минут: физически пересчитайте пять самых популярных товаров и сравните с остатком в таблице.
4. Если есть расхождение, оставьте пометку в тот же день: что произошло или что осталось неясным.

Если вам помогает в продажах коллега или член семьи, таблица должна быть общей: один файл, одинаковые правила. Иначе у каждого появится свой «остаток».

Еженедельная проверка

Раз в неделю выделите 15 минут и полностью пересчитайте десять самых ходовых товаров. Если таблица и полка совпадают, тетради можно доверять. Если нет, ищите причину: непроданная запись, возврат, отправленный не тот вариант, подаренная вещь.

Типичные ошибки

• Все цвета и размеры в одной строке. Тогда вы не заметите, что «чёрный M» закончился.
• Чат в Telegram вместо тетради. Сообщения теряются, а искать в них трудно.
• Возвращённый товар не вносится обратно в таблицу.
• Стирание вчерашнего числа и запись нового поверх. Если нужно исправить, добавьте отдельную запись-корректировку, чтобы было видно, почему число изменилось.
• Ответ клиенту без взгляда в таблицу.
• Цена в таблице не обновляется при изменении: потом сумма продаж не сходится с реальной выручкой.

Вывод

Тетрадь остатков позволяет уверенно отвечать клиентам, заранее видеть, что товар заканчивается, и вовремя делать заказы. Для старта хватит одной таблицы, правильных колонок и пяти минут в день. Если товара стало так много, что нужно один раз полностью пересчитать склад, команда Sanab проведёт пересчёт и передаст результат в таблице Excel, которую вы используете как начальный остаток.