Пять вопросов к себе о недостаче

В конце месяца вы пересчитали товар: по тетради должно быть 48 игрушечных машинок, а на полке 36. Нет двенадцати штук, а при цене 35 000 сумов за штуку это 420 000 сумов. Первая мысль: «кто-то взял». На самом деле большинство недостач не кража: причина лежит в документах, в месте хранения или в самом пересчёте. Задайте пять вопросов в этом порядке, от самой дешёвой проверки к самой дорогой. И только потом переходите к другим предположениям.

Вопрос 1: вы пересчитали ещё раз?

Значительная часть недостач исчезает при втором пересчёте. Считайте в другом направлении и, если возможно, с другим человеком. Загляните в задний ряд, за коробки, на самую верхнюю и самую нижнюю полки. Например, в переднем ряду стоят 6 машинок, а ещё 6 спрятались за большой коробкой. Записывайте результат не одним общим числом, а по рядам и полкам: сразу будет видно, откуда взялась разница. Такая проверка занимает пять минут, поэтому она всегда стоит первой.

Вопрос 2: верны ли документы?

Число в тетради может не соответствовать действительности:

• один и тот же приход записан дважды;
• коробки внесены вместо штук (или наоборот);
• продажа попала на код другого товара;
• в документах поставщика указано больше, чем реально привезли.

В нашем примере именно так и вышло: в накладной значится 4 коробки (4 × 12 = 48 штук), а привезли три, то есть 36 штук. Двенадцать штук «пропали» ещё до поступления на склад. Поэтому при приёмке не подписывайте накладную, не сверив коробки с документом.

Вопрос 3: не лежит ли товар в другом месте?

Товар мог оказаться на другой полке, в подсобке, на витрине, на полке возвратов, в коробке «резерв» или в пакете, собранном для покупателя. Смотрите и на похожие варианты: если чёрных машинок меньше на 6, а белых больше на 6, потерь нет, товар просто перепутали. Итог сходится, а разница стоит в двух строках с противоположными знаками. Загляните и в торговый зал: вещь, которую покупатель унёс в руках и оставил в корзине у кассы или на столе для примерки, тоже выглядит как недостача.

Вопрос 4: не подарок и не бой?

Незаписанный расход тоже выглядит как недостача: подаренный покупателю, вскрытый для образца, разбитый и выброшенный, унесённый домой товар. Вспомните последние две недели и спросите помощников. Задавайте вопрос не для упрёка, а для памяти: «Ты не дарил кому-нибудь машинку, не вскрывал показать?» Люди часто просто забывают записать такую мелочь. Если за недостачу грозит штраф, о мелких подарках станут молчать, поэтому разговор нужно направлять на поиск причины, а не на наказание.

Вопрос 5: терялся ли этот товар раньше?

Одна недостача может быть случайностью, повторяющаяся это ошибка системы. Для этого нужна тетрадь разниц: дата, товар, разница, какой вопрос помог, причина. Через два-три месяца проявится закономерность: например, весовой товар всегда оказывается на 1–2 процента меньше, с полки у двери вещи пропадают чаще, один поставщик каждый раз недовозит. Найдя закономерность, вы исправляете не одну недостачу, а систему: проверяете весы, переносите полку подальше от кассы, при каждой поставке показываете поставщику сосчитанное при вас число.

Сколько времени тратить

Поиск недостачи тоже стоит времени и денег. Правило простое: поиск не должен обходиться дороже самой недостачи. Над разницей в 420 000 сумов один-два часа посидеть оправданно, а для разницы в 15 000 сумов достаточно записать «недостача, причина не найдена». Но запись оставьте в тетради разниц: если этот товар снова уменьшится, пятый вопрос даст ответ.

Вывод

Пять вопросов: пересчитать, проверить документы, поискать товар в другом месте, вспомнить незаписанный расход и найти повторение. Большинство недостач решается одним из них, а остальные покажет тетрадь разниц. Если разниц много и разобраться с ними некогда, команда Sanab пересчитает товар с двойной проверкой и покажет расхождения в понятном отчёте.