Подарки и образцы: как их учитывать

В магазине чая и сухофруктов покупатель просит полкило изюма. Вы протягиваете горсть: «Попробуйте на вкус», а постоянному покупателю на весы докладываете ещё пятьдесят граммов «в подарок». Каждое такое движение доброе и полезное, но ни одно не попадает в тетрадь. В конце месяца при пересчёте не хватает нескольких килограммов, и вы не понимаете, что случилось. На самом деле это не недостача, а незаписанный расход.

Почему это похоже на недостачу

Подарки, образцы и тестеры уменьшают товар на складе, но не приносят денег. Если их не записывать, остаток «таинственно» падает, и настоящие потери (ошибки, бой, кража) теряются на этом фоне. Расходов такого рода четыре вида:

• подарок: товар, отданный покупателю или партнёру;
• образец: товар, вскрытый для дегустации;
• тестер: открытая вещь, стоящая на полке для показа;
• реклама: набор, отправленный блогеру, на конкурс или партнёру.

К ним добавляется товар, взятый для себя или семьи: его тоже нужно записать как «личное потребление».

Три способа записи

1. Штучный товар. Вы подарили запечатанную упаковку, значит, в журнал вносится строка «расход, примечание: подарок» с датой, кодом и количеством.
2. Весовой товар. Выделите для дегустации отдельную посуду. Утром взвесьте её и запишите вес, вечером взвесьте снова. Разница это образцы за день. Пример: в понедельник утром посуда вместе с товаром весила 1 000 граммов, вечером осталось 640, значит, на образцы ушло 360 граммов. Это одна строка: «расход, образец, 0,36 кг».
3. Тестеры и вскрытые упаковки. Вскрытую упаковку отметьте как «открытая» и запишите оставшийся вес. Не смешивайте её с запечатанными, иначе при пересчёте вы запутаетесь, какие из них открыты, а какие нет.

Считайте стоимость по себестоимости

Чтобы увидеть эти расходы в деньгах, оценивайте товар не по цене продажи, а по закупочной. Пример: себестоимость 85 000 сумов за килограмм. За месяц:

• образцы: в среднем 200 граммов в день, за 26 дней 5,2 кг, то есть 442 000 сумов;
• 50 граммов, добавленные постоянным покупателям: 60 раз, всего 3 кг, то есть 255 000 сумов;
• один набор, отправленный блогеру: 120 000 сумов.

Итого 817 000 сумов. Если месячная себестоимость проданного товара 40 миллионов сумов, это примерно 2 процента. Немного, но пока этого не видно, контролировать нельзя.

Лимит и оценка результата

Для каждого вида расхода задайте предел. Например, образцы и подарки не должны превышать 2 процентов месячной себестоимости. Постоянному покупателю добавляют 50 граммов, не больше. Заранее решите, кто вообще вправе делать такие подарки, чтобы помощник не раздавал больше по собственной инициативе.

Проверьте и то, полезны ли образцы. В течение недели начертите на листе два столбца: попробовали и купили после пробы. Допустим, 25 человек попробовали, 11 купили, то есть 44 процента (условная цифра). Если большинство пробует и ничего не берёт, образцов нужно меньше либо стоит заменить товар.

Записывайте и товар, отправленный на конкурс или партнёру: кому, что, когда и зачем. Это рекламные расходы, и их можно сравнивать с другими затратами.

Чай, взятый вами или сотрудниками для себя, тоже обычный расход. Заведите в журнале отдельную пометку «личное» и подводите итог раз в месяц. Владельцы часто и сами не могут вспомнить эту сумму; если записывать, семейные и деловые расходы не смешаются. Если сотрудникам принято давать чай и сладости, записывайте и это: не ради наказания, а ради точного учёта.

Вывод

Подарки и образцы это не плохо, они приводят покупателей. Плохо, когда их не видно. Если записывать вид, количество и стоимость расхода, вы отличите недостачу от настоящей потери, будете знать рекламные затраты и сможете их контролировать. Если не хватает времени выяснить, откуда взялась разница при пересчёте, команда Sanab пересчитает товар и покажет расхождения между остатком и документами в отчёте.